“El mejor jefe que he tenido” Esa es una frase que la mayoría de nosotros ha dicho u oído en algún momento, pero ¿qué significa? ¿Qué diferencia al gran jefe del jefe promedio?
Sobre esto se ha escrito mucho. Se describen las cualidades de los gerentes y los líderes y sobre si ambos son distintos, pero poco se ha hablado sobre lo que sucede en las miles de interacciones y decisiones diarias que permiten a los gerentes sacar lo mejor de su gente y ganar su devoción. ¿Qué es lo que hacen realmente los grandes gerentes?
Las empresas y organizaciones se basan en desarrollar actividades agrupables para generar procesos que interactúan entre sí para hacer funcionar las organizaciones sin dejarse llevar por la inercia y la improductividad.
La identificación de dichas actividades puede darse por hecho como algo muy fácil de hacer, pero no lo es. Es fácil entenderlo al ver la cantidad de actividades que se deben hacer en una empresa y por falta de liderazgo, organización, voluntad o cualquier otro motivo no se hacen o se hacen de forma incorrecta, por lo que no está tan clara su definición e identificación.
De igual forma, se suelen definir como actividades aquello que se relaciona directamente con las entradas de dinero o facturables. Esto deja la mayor parte de las actividades fuera del control de la gestión.
Por ejemplo, si preguntamos cuáles son las actividades de un laboratorio de análisis clínicos, la mayoría del personal del laboratorio definirá actividades como «pinchar», identificar las muestras, calibrar los equipos, subir datos demográficos, modificar los reactivos. Muy probablemente serán pocos los que incluyan actividades como inspeccionar pedidos, informar a pacientes y médicos, mantenimientos de equipos e infraestructuras, manejo de datos de gestión, organizar formación del personal, inspeccionar las zonas de almacenamiento, y otras muchas actividades no relacionadas directamente con la realización de los análisis clínicos.
Lo que se busca es que todas las cosas que se realizan en una organización queden lo más claramente identificadas. Lo ideal sería que fuéramos capaces de identificar las actividades hasta el mínimo nivel que se pueda con el fin de que los límites de los procesos puedan quedar perfectamente delimitados.
Una forma de hacer esto un poco más fácil es elaborar un organigrama del que podamos ir desglosando las funciones que ejerce cada persona o departamento de la organización. Esto ayuda a comprobar cuántas y cuáles actividades han quedado indefinidas.
Esta es realmente la clave que diferencia a los grandes gerentes del promedio. Un gerente debe conocer cada uno de los procesos que se llevan a cabo en su organización, quiénes los realizan y evalúan, cómo se llevan a cabo, y en función de esto implementar herramientas y conocimientos para optimizarlos al máximo.
